TOT

Manajemen Pelatihan

by : mufid
makalah ini disampaikan di Bem center 12/04/2010
Mengapa pelatihan harus dikelola ?

Latihan, sebagaimana layaknya suatu program, melibatkan sejumlah sumberdaya (orang, biaya, barang/peralatan, dan sejumlah waktu) dalam proses pelaksanaannya. Semua hal tersebut diadakan untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan kata lain, semua sumberdaya tersebut harus dikelola secara efisien dan efektif. Jika dikehendaki tercapainya tujuan latihan secara optimal.


Fungsi Fungsi Pokok

Secara klasik, fungsi – fungsi pokok manajemen dirumuskan sebagai 4-P (perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan dan pengendalian). Ini berarti bahwa dalam melakukan proses pelatihan kita harus merencanakan, mengorganisir, melaksanakan, dan mengendalikan proses dari suatu program latihan. Artinya kita harus bekerja sejak awal sebelum kegiatan latihan berlangsung, sampai sesudahnya.



1. Merencanakan



Menentukan Peserta

Hal yang paling pertama harus diidentifikasi adalah siapa peserta yang akan dilatih. Kita harus mengetahui terlebih dahulu siapa yang akan kita latih. Pada kelompok masyarakat sasaran apakah itu Relawan, BKM atau UP – UP. Karakteristik peserta, akan menentukan banyak hal seperti metodologi, media bantu, materi yang akan disampaikan dan sebagainya. Jumlah peserta harus diketahui pada tahap ini, untuk menentukan jumlah kelas, jumlah pemandu, perbanyakan materi, alat dan bahan yang harus disediakan serta biaya yang diperlukan.



Menentukan Tujuan Pelatihan

Setiap kegiatan pelatihan mempunyai tujuan dan output tertentu. Dalam sebuah pelatihan tujuan yang hendak dicapai menyangkut pengetahuan, sikap dan keterampilan dari peserta. Oleh karena itu sebelum pelatihan dimulai harus ditentukan terlebih dahulu tujuannya baik tujuan umum maupun tujuan khusus serta keluran yang diharapkan dari pelatihan yang akan diselenggarakan.


Identifikasi kebutuhan latihan (need assesment) calon peserta.


Materi yang disusun untuk kegiatan pelatihan haruslah sesuai dengan kebutuhan peserta, sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. Identifikasi kebutuhan dalam pelatihan yang sifatnya proyek/program tertentu, biasanya diarahkan kepada analisa kompetensi yang dibutuhkan oleh proyek/program dengan kompetensi yang sudah dimiliki oleh peserta. Untuk materi – materi konsep dan pendekatan proyek/program yang dianggap relatif baru bagi peserta, bisa langsung dianggap sebagai kebutuhan tanpa harus melalui proses survei mendalam. Untuk P2KP, hal – hal yang menyangkut paradigma permasalahan kemiskinan yang diyakini P2KP, konsep dan pendekatannya, secara otomatis materi – materi tersebut termuat dalam pelatihan untuk semua jajaran pelaku termasuk pelatihan Relawan, BKM dan UP – UP. Sedangkan materi – materi lainnya disesuaikan dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh masing – masing disesuaikan dengan peran dan fungsinya. Artinya materi – materi tambahan untuk Relawan bisa sama dan bisa berbeda dengan BKM dan UP – UP. Sesuai dengan tugas dan fungsinya setiap UP (UPK, UPS dan UPL) juga akan mendapatkan materi tambahan yang berbeda.

Menyusun Kurikulum dan Modul Pelatihan

Berdasarkan hasil analisa kebutuhan, disusun kurikulum pelatihan yang menyangkut materi (topik bahasan) yang akan disampaikan, tujuan pembelajaran, metode penyampaian, media bantu, alat dan bahan dan waktu yang diperlukan (Jam pelajaran/JPL). Alur kurikulum/pelatihan disusun menurut urutan logis dari seluruh topik bahasan, sehingga dari awal sampai akhir pelatihan semua topik bahasan merupakan satu kesatuan yang saling berkaitan sehingga urutannya tidak bisa dipertukarkan.

Kurikulum yang sudah disusun diterjemahkan ke dalam Modul pelatihan, yang merupakan susunan penyampaian pesan dari materi-materi yang diperlukan. Di dalam Modul biasanya termuat :

* Panduan Pemandu (PP) yang terdiri dari :
* Tujuan pembelajaran
* Kegiatan belajar/Metodologi
* Alat dan bahan
* Media bantu
* Lembar Kerja (LK)
* Media Bantu (MB)
* Bahan Bacaan (BB), sebagai acuan materi


Kurikulum dan modul untuk pelatihan Relawan, BKM dan UP – UP, sebagian dikembangkan terpusat di KMP berdasarkan identifikasi kebutuhan proyek yang dilaksanakan oleh KMP dan FGD dengan KMW dan Tim Fasilitator. Sedangkan untuk kebutuhan – kebutuhan yang sangat khusus kurikulum dan modul pelatihan dan atau coaching dilakukan oleh KMW dan Tim Fasilitator.


Menentukan tempat dan waktu.

Tempat pelatihan harus sesuai dengan kebutuhan, ruangan kelas harus mempertimbangkan jumlah peserta , metode yang digunakan (kalau menggunakan banyak permainan harus cukup luas, ada tempat cukup untuk diskusi kelompok dan sebagainya) dan mudah dijangkau dari tempat peserta.

Untuk pelatihan Relawan dan BKM, menggunakan sumberdaya setempat (di lokasi Kelurahan/Desa), bisa menggunakan sekolah, balai desa, kantor kelurahan dan lainnya yang memungkinkan. Untuk pelatihan UP – UP, beberapa UP dalam satu wilayah disatukan, jadi tempatnya bisa di Kecamatan atau di salah satu Kelurahan/Desa.. Terkecuali bagi UP – UP yang terpencil secara geografis, maka tempat pelatihan tersendiri di lokasi kelurahan/desanya. Untuk coaching karena sifatnya lebih informal, maka tempat bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing.

Waktu peltihan dan coaching yang berhubungan dengan siklus menyesuaikan dengan waktu siklus. Maksimal seminggu sebelum siklus dilaksanakan, Relawan harus diberi pembekalan terlebih dahulu. Sedangkan coaching – coaching yang sifatnya khusus waktunya disesuaikan dengan kebutuhan dan menjadi tugas rutin pendampingan fasilitator.



Penyusunan TOR

Rancangan pelatihan yang akan dilaksanakan disusun ke dalam TOR (Term Of Reference). TOR merupakan alur dan kerangka logis mengapa pelatihan diperlukan dan bagaimana akan dilaksanakan, secara garis besar TOR memuat :



* Latar belakang ; merupakan dasar pemikiran diselenggarakannya pelatihan
* Tujuan umum; apa yang ingin dicapai dalam pelatihan
* Keluaran yang diharapkan (output); apa yang bisa didapat setelah pelatihan terutama yang berhubungan dengan proyek/program
* Sasaran peserta; siapa calon peserta pelatihan
* Metodologi dan rancangan kegiatan ; pendekatan yang dipakai (dalam P2KP memakain pendekatan participatory andragogy), alur kegiatan selama pelatihan dan materi/topik bahasan yang akan disampaikan.
* Pemandu dan narasumber; siapa saja pemandu yang akan terlibat dan narasumber dari luar apabila diperlukan.
* Pengorganisasian; siapa yang menjadi panitia pengarah dan panitia pelaksana dan bagaimana pelatihan akan diorganisir.
* Penyelenggara; siapa yang bertanggung jawab menyelenggarakan kegiatan
* Waktu dan tempat
* Pengendalian ; bagaimana mengendalikan pelatihan muali dari proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pasca pelatihan
* Pembiayaan ; sumberdana pelatihan di tingkat masyarakat merupakan sharing antara pihak proyek serta masyarakat dan atau pemerintah kelurahan/desa setempat. Dari pihak P2KP dana diambil dari dana fix cost yang dititipkan kepada Tim Fasilitator. Karena sifat dana ini titipan maka Tim Fasilitator tidak berhak menggunakan dana ini semena – mena, akan tetapi harus dikelola secara transparan dengan masyarakat. Kontribusi masyarakat dan atau pemerintah kelurahan/desa bisa berupa tempat, konsumsi, tenaga atau bahkan berupa uang.
* Lampiran : kurikulum pelatihan, jadual harian, lembar evaluasi harian, pre – post test, dan lainnya sesuai kebutuhan .


Semua TOR pelatihan dan coaching di tingkat kelurahan/desa disusun oleh Tim Fasilitator untuk diperiksa dan mendapat persetujuan dari KMW (Korkot dan TA Pelatihan).


2. Mengorganisir Pelatihan



* Koordinasi dengan TA Pelatihan KMW dan Korkot, membahas rancangan pelatihan , rincian pekerjaan yang harus dilakukan, rincian kebutuhan alat dan bahan termasuk modul, perbanyakan materi , sitem pengendalian dan format yang dibutuhkan , biaya dan sebagainya
* Pembentukan panitia pengarah dan panitia pelaksana; Panitia pengarah adalah orang – orang yang memahami substansi materi bisa dari TL KMW, TA, Korkot maupun Tim Fasilitator sendiri. Panitia pelaksana adalah orang – orang yang akan mengorganisir pelaksanaan pelatihan , sebaiknya masyarakat (relawan) dan kelurahan dilibatkan dalam kepanitiaan. Pembagian tugas sampai rincian pekerjaan yang harus dilakukan oleh masing – masing orang dan jadual kerja , persiapan teknis administratif seperti penggandaan bahan dan lainnya (lihat lampiran).
* Menyusun jadual harian , jadual pelatihan untuk di tingkat masyarakat disesuaikan dengan kondisi dan ketersediaan waktu masyarakat. Biasanya di tingkat masyarakat sulit untuk pelatihan dengan jadual waktu lebih dari 2 hari berturut – turut. Jadual pelatihan dimungkinkan untuk tidak berturut – turut, akan tetapi harus dipastikan tetap memenuhi satuan Jam Pelajaran yang sudah ditetapkan dan tujuan pembelajaran dijamin bisa tercapai.
* Membentuk Tim Pemandu dan narasumber ; Tim Pemandu adalah Fasilitator kelurahan dan bisa dibantu oleh KMW apabila dibutuhkan. Untuk menyusun Tim Pemandu perlu dipetakan kekuatan dan kelemahan masing – masing orang baik dalam kemampuan memandu maupun pemahaman substansi, sehingga pembagian tugas memandu akan lebih efektif. Apabila diperlukan bisa diundang narasumber dari luar KMW, misalnya dari pemerintah daerah setempat atau lainnya. Sebelum pelaksanaan harus dilakukan diskusi terlebih dahulu dengan narasumber mengenai materi apa yang diharapakan dari mereka dan arah pelatihan secara garis besar sehingga kerangka logis pelatihan tetap terjaga.
* Menyusun pembagian kelas; Jumlah peserta yang efektif dalam satu kelas adalah tidak lebih dari 30 orang, apabila peserta lebih dari 30 orang sebaiknya di bagi ke dalam beberapa kelas.
* Technical meeting; Sebelum pelaksanaan pelatihan, akan dilaksanakan technical meeting selama satu hari, dengan dihadiri oleh Tim Pengarah, Panitia Pelaksana, Pemandu dan Narasumber.



3. Melaksanakan

Sudah merupakan fungsi langsung, dalam proses kegiatan latihan yang sesungguhnya ,yakni memfasilitasi proses acara kegiatan latihan bagi para peserta. Pada tahapan fungsi inilah sesungguhnya kita secara bertahap mulai bisa menyerahkan sebagian besar tanggungjawab pelaksanaan latihan kepada para peserta sendiri (misalnya saja pengaturan tata tertib latihan beserta pelaksanaan dan pengendaliannya, pengaturan ruang latihan, dan berbagai pekerjaan teknis lainnya).

Keseluruhan proses pelatihan dicatat untuk dasar pelaporan dan dokumentasi, sehingga dalam pelaksanaannya fungsi pencatat proses menjadi penting.



4. Mengendalikan

Merupakan fungsi langsung kita dalam proses acara latihan yang sesungguhnya, yaitu :

Mengamati jalannya semua proses kegiatan latihan, apakah sudah sesuai dengan apa yang dirancang sebelumnya, atau apakah sudah mampu memfasilitasi proses belajar peserta dari pengalamannya sendiri.

Merubah proses, bentuk kegiatan, atau media yang digunakan jika ada yang menyimpang dari rancangan atau ternyata tidak mampu memfasilitasi proses belajar peserta dari pengalaman mereka sendiri.



Pengendalian pelatihan terdiri dari :

* Pengendalian pada tahap perencanaan dilaksanakan oleh KMW melalui TOR dari Tim Fasilitator dan oleh KMP dan RM melalui TOR dari KMW.
* Pengendalian pada tahap pelaksanaan, dilaksanakan dengan mekanisme sebagai berikut :

o Korkot melakukan monitoring dan supervisi untuk 1 kelurahan/desa pertama dalam satu Tim, dan 1 kelurahan/desa random setelah berjalan 50%

o KMW, melakukan monitoring dan supervise di 2 kelurahan/desa pertama di setiap korkot dan 1 kelurahan random untuk setiap Korkot setelah berjalan 50%

o RM, melakukan monitoring dan supervise di 2 kelurahan/desa pertama di setiap KMW dan 1 kelurahan random setelah berjalan 50%.



· Evaluasi harian di kelas , dilakukan secara terbuka dengan melaksanakan review harian dan secara tertutup dengan pengisian format evaluasi oleh peserta (contoh format terlampir).

· Pre – post test untuk mengukur efektifitas pelatihan terhadap peningkatan pemahaman peserta. Hasil pre test harus langsung diolah (dianalisa) untuk mengetahui sampai sejauh mana pemahaman peserta terhadap materi yang akan dibahas. Peta pemahaman peserta dapat menjadi acuan untuk strategi peningkatan pemahaman mereka dalam proses pelatihan. Hasil pre test pada saat akhir pelatihan dibandingkan dengan hasil post test, untuk menilai seberapa jauh terjadi peningkatan pemahaman dan apakah tujuan pembelajaran tercapai.

· Evaluasi harian Tim Pemandu; pembahasan pelaksanaan dan capaian kegiatan dalam satu hari oleh seluruh Tim Pemandu termasuk hasil evaluasi harian yang dilakukan di kelas. Hasil evaluasi akan menjadi umpan balik bagi pelaksanaan selanjutnya.


5. Pelaporan dan Dokumentasi

Seluruh proses pelatihan harus dilaporkan kepada pihak proyek melalui KMW dan juga menjadi dokumentasi baik bagi Tim Faskel maupun masyarakat.